| Ｎｏ．０８９ 捨てて良い物、悪い物 |
| 概要 |
・新しい会社には物理的な場所が少ないということに気がついた。
・コンピュータに関する不要な物が大量に保管されていたので、一気に廃棄した。
・保証書、ライセンス証書、デバイスドライバだけは廃棄してはだめ。
・整理整頓をすることで、物理的な場所だけでなく、気持ちや、時間的な余裕も生まれる。
(2006/11/05)
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| 場所がない！！ |
今回は、整理整頓についての話です。情報システムに何の関係もなさそうな話題ですが、そんなことはありません。それに、転職後の私は「総務部」情報システム担当（一人）ですから。社内を美しく整理整頓するのも総務部の仕事の一つなのです。
私が転職して困ったことの一つに、物理的な場所がないということがあります。（論理的な場所＝サーバのハードディスクの空き容量も少なかったですが。）急成長している会社ですので、私を含めて中途採用が多く、人がどんどん増えています。人が増えれば物が増える。物が増えても整理できない。整理できないとますます場所がないという負の連鎖反応によって、急速に場所が少なくなっているのです。
予備のパソコンを置いておく場所もないのです。これじゃ仕事にならんという訳で、整理整頓することを決意しました。これが結構大変でした。総務部って大変なのね。
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| 捨ててはいけない物は３つだけ |
まずは、無理矢理、不要品の置き場を決めました。最初に不要品を集積する場所を決めないと、片付かないですから。階段下にある非常に空気の悪そうな小部屋が空いていたので、ここに決定。また、部屋の什器のレイアウトを一部変更して、キャビネットを新規に導入しました。これで、捨てる場所の確保と保管場所を少し拡張することに成功しました。
これで後は、不要品を捨てるだけ。書類や備品等に関しては、入社したばかりの私には必要なのか不要なのか判りませんので、他の方に全て任せました。私は、パソコン関係の付属品や予備品の類を整理することにしました。
前職でも私は「捨て捨てマン」と呼ばれて嫌がられるほど、不要品の廃棄は得意（？）でした。誰かが「捨てる」と言わないと物は捨てられないですからね。万一のために利用できるという利点と、場所を無駄に使って管理する手間がかかるという欠点のバランスをよーく考えて、何を保管して何を捨てるかを決めないと、場所はいくらあっても足りなくなるのです。
まず、予備の旧型ディスプレイやキーボード、マウス等を状態の良い物以外は全て処分しました。汚い予備品なんて使うことは滅多にないはずです。次に、パソコンの付属品が大量に保管されていたので、燃えるゴミと燃えないゴミに分別して、ほとんど廃棄しました。
パソコンの付属品の中で、捨ててはいけない物は３つだけです。一つめはハードウェアの保証書。ただし、何らかの形で保守契約を締結しているのなら、不要な場合もあります。二つめはソフトウェアのライセンス証書。外箱や操作マニュアルは不要です。ユーザ登録葉書も登録しないとライセンスが有効にならない場合以外は不要です。三つ目は機種固有のデバイスドライバが入っているＣＤ。機種ごとに２枚は確保しましょう。
特にデバイスドライバは重要です。前回のひとことで触れたパソコンの複製を行う場合、デバイスドライバのＣＤがないと非常に困ります。ドライバなんてネットで手に入ると思っている方がいたら要注意です。一部のパソコンメーカは、アップデートしたドライバしかネットで公開していません。全てのドライバを公開しているパソコンメーカの方が多いですが、いちいち機種を検索してダウンロードする手間は面倒です。また、ディスプレイドライバやネットワークドライバは、使っている石が同じでも、デバイスドライバは違うということもあるので、機種に合ったものを用意すべきです。
つまり、マニュアルや外箱などは、１〜２台分だけ残して、全部廃棄してもいいのです。
他にも不要な什器、備品、余った部材などを一括して産業廃棄物業者に引き取ってもらいました。全部で２ｔトラック一台分。費用は１０万円ぐらいでした。産業廃棄物のマニフェストは非常に重要ですので、しっかりと保管しましょう。
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| 整理整頓は様々な余裕を生み出す |
体力的にも非常に疲れましたが、これで社内に少し余裕ができたと思います。整理整頓することで、物理的な場所の余裕もそうですが、狭い空間から解放されたことによる精神的な余裕もできたと思います。また、場所があると仕事も手際よく進めることができるので、時間的な余裕もできたと感じました。
最後にひとこと。整理整頓できない奴に限って、これは捨てるな、あれは捨てるなと文句を言うんですよね。自分で身の回りを整理整頓してから発言して欲しいです。机の周りが汚い人は仕事ができないという話は、私は真実だと思います。
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